Jenis-Jenis
Teknologi Perkantoran Yang Sering Di Pakai
Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang
sering digunakan :
1.Pengolahan Kata (Word Processing)
Penggunaan alat elektronik yang
secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk
menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan
komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word
2.Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)
Penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik
dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon
konvensional
3.Voice Mail
Voice mail persis sama dengan
electronic mail. Perbedaannya ketika akan hanya mengirimkan pesan dengan
mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4.Transmisi faximile (Fax)
Penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan
dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin
foto kopi.
5.Konferensi Audio (Audio Conference)
Penggunaan peralatan komunikasi
suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi
OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas
komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :
- Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau
- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon
- Menghemat waktu persiapan
Tips konfrensi audio lebih efisien :
- Ada yang berperan sebagai moderator
- Jumlah peserta tidak terlalu banyak
- Kirimkan terlebih dahulu agenda konferensi yang akan dibahas (bisa melalui email, fax, dll)
- Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya
- Rekaman konfrensi harus disimpan
- Resume hasil konferensi dibagikan kepada para peserta.
6.Konfrensi Video (Video Conference)
Penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Orang
yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang
berada di lokasi lain pada saat konferensi berlangsung.
7.Konferensi Komputer (Computer Conference)
Penggunaan jaringan komputer,
sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic
mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya
untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan
masalah) yang berada dikota yang berlainan.
8.Kalender Elektronik (electronic calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk
memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan
menggunakan terminal keyboard. Biasanya digunakan oleh manajer atau sekretaris.
Aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan
informasi
9.Videoteks
Penggunaan komputer untuk tujuan
memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat
berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada
komputer.
10. Image Storage & Retrieval
Digunakan oleh perusahaan yang
mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam
file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia
diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah
11. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan
output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan
salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Aplikasi Dekstop
Publishing :
- Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan internal perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
- Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
- Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan
Teknologi
Perkantoran yang Jarang Dipakai
1. Voice Command
Fitur perintah suara atau bahkan asisten pribadi seperti Siri, S-Voice, Cortana, atau semacamnya tak akan begitu berguna di Indonesia. Alasannya jelas, karena aplikasi tersebut belum mendukung bahasa Indonesia. Menggunakan aplikasi tersebut dengan bahasa Inggris adalah hal yang masih dianggap tabu dan cukup aneh dilakukan.
Fitur perintah suara atau bahkan asisten pribadi seperti Siri, S-Voice, Cortana, atau semacamnya tak akan begitu berguna di Indonesia. Alasannya jelas, karena aplikasi tersebut belum mendukung bahasa Indonesia. Menggunakan aplikasi tersebut dengan bahasa Inggris adalah hal yang masih dianggap tabu dan cukup aneh dilakukan.
2. Fingerprint scanner
Smartphone canggih dan mahal seperti Apple iPhone 6 atau Samsung Galaxy S6 sudah dilengkapi dengan pemindai sidik jari. Memang ada cukup banyak pengguna di Indonesia yang memanfaatkan fitur tersebut. Namun jika dibandingkan, ternyata lebih banyak lagi pengguna yang tidak menggunakannya. Selain belum terlalu familiar, pemindai sidik jari juga belum sepenuhnya terasa bermanfaat.
3. Motion dan gesture
Smartphone canggih dan mahal seperti Apple iPhone 6 atau Samsung Galaxy S6 sudah dilengkapi dengan pemindai sidik jari. Memang ada cukup banyak pengguna di Indonesia yang memanfaatkan fitur tersebut. Namun jika dibandingkan, ternyata lebih banyak lagi pengguna yang tidak menggunakannya. Selain belum terlalu familiar, pemindai sidik jari juga belum sepenuhnya terasa bermanfaat.
3. Motion dan gesture
OPPO, Lenovo, dan ZTE adalah tiga
produsen smartphone jagonya menciptakan fitur motion dan gesture.
Menyalakan lampu senter dengan menggoyangkan smartphone, menggerakkan
smartphone dari bawah ke atas untuk menjalankan aplikasi kamera, atau menulis
huruf tertentu di layar untuk membuka suatu aplikasi. Terdengar keren, namun
fitur tersebut pada nyatanya tak terlalu sering dipakai karena terkadang justru
terasa lebih merepotkan atau tidak akurat.
4. Layar 2K
4. Layar 2K
Layar smartphone biasanya berukuran
antara 4 hingga 6,5 inci. Dengan dimensi yang tidak besar tersebut, ada
beberapa produsen smartphone yang hobi menggunakan resolusi layar ekstra besar
pada produk andalannya, yakni dengan layar hingga 2K. Padahal, resolusi
layar setinggi itu tak akan bisa terlihat oleh rata-rata mata manusia. Mata
manusia masih sulit membedakan resolusi layar full HD atau 2K karena
perbedaannya yang tak terasa pada layar kecil.
5. Curved screen
Belakangan ini tren layar melengkung, entah itu melengkung secara vertikal maupun horizontal, mulai menuai perhatian. Contohnya seperti LG G Flex Series, LG G4, Samsung Galaxy Note Edge, atau Samsung Galaxy S6 Edge. Layar melengkung tersebut dipastikan membuat harga smartphone jadi melambung tinggi. Padahal, fungsinya tak terlalu signifikan berguna untuk kebutuhan sehari-hari
Belakangan ini tren layar melengkung, entah itu melengkung secara vertikal maupun horizontal, mulai menuai perhatian. Contohnya seperti LG G Flex Series, LG G4, Samsung Galaxy Note Edge, atau Samsung Galaxy S6 Edge. Layar melengkung tersebut dipastikan membuat harga smartphone jadi melambung tinggi. Padahal, fungsinya tak terlalu signifikan berguna untuk kebutuhan sehari-hari
Masalah-Masalah
yang Dihadapi dalam teknologi perkantoran
1. Ketika database yang terdapat dalam komputer telah penuh,
maka media penyimpanan dalam
komputer akan semakin terbatas.
2. Terbatasnya mesin penunjang kegiatan perkantoran
3. Dibutuhkan kecakapan dan keterampilan individu dalam
menggunakan mesin mesin kantor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar