klarisifikasi peralatan dan perlengkapan kantor

Klasifikasi Perlengkapan Kantor Perlengkapan Kantor

bermacam-macam bentuk nya,antara lain meliputi alat tulis kantor,perabot kantor dan

mesin-mesin kantor.

1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran

a. Kertas AVS polos

b. Kertas folio bergaris

c. Kertas berupa formulir

d. Kertas hisap

e. Aneka Map

2. Perlengkapan Kantor Berbentuk Buku

a. buku agenda

 b. buku pedoman organisasi

 c. kamus

d. buku telepon

e. buku tahunan

3. Perlengkapan Kantor Berbentuk Non Lembaran

a. kalender            

b. tempat surat

c. kotak kartu nama

d. gunting

e. tempat penyimpanan pensil

4. Perlengkapan Kantor Berbentuk Mesin-Mesin

a. mesin komputer

b. mesin printer

c. mesin foto copy

d. mesin faximilye

e. telepon        

5. Perlengkapan Kantor Berbentuk Perabot Kantor

a. meja                     

b. kursi

c. lemari

d. filing kabinet

e. partisi dsb

Mengidentifikasi Perlengkapan Kantor

1.  Bekal Kantorbenda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai.  Misalnya:

           

2.   Peralatan Kantor

adalah alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan tugas - tugas yang

tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :

a. Gunting (shear)

b. Penjepret kawat (stapler)

c. Paper clip

d. Penggaris

e. Cutter

f.  Pelubang kertas

3.      Mesin Kantor

       adalah rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:

a.  Mesin Tik

b.  Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll

c. Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen. Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer

d.  Mesin label (labeling machines)

e.  Mesin pembuka sampul surat (letter openers)

f.  Mesin penomor (numbering machines)

g.  Komputer.

4.  Perabot Kantor

adalah benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas

kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kanto

Kelebihan  dan Kelemahan  Menggunakan Peralatan Kantor

Kelebihan :

1.      Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2.      Menghemat tenaga dan waktu.

3.      Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan.

4.      Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5.      Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

6.      Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

7.      Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kelemahan yaitu:

1.    Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2.    Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

3.    Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4.    Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

5.    Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

Jenis-jenis Teknologi Perkantoran yang sering dipakai, teknologi perkantoran jarang pakai

Jenis-Jenis Teknologi Perkantoran Yang Sering Di Pakai

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1.Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word

2.Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional

3.Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

5.Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :

1. Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon
3. Menghemat waktu persiapan

 Tips konfrensi audio lebih efisien :

1. Ada yang berperan sebagai moderator
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak
3. Kirimkan terlebih dahulu agenda konferensi yang akan dibahas (bisa melalui email, fax, dll)
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya
5. Rekaman konfrensi harus disimpan
6. Resume hasil konferensi dibagikan kepada para peserta.

6.Konfrensi Video (Video Conference)

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain pada saat konferensi berlangsung.

 7.Konferensi Komputer (Computer Conference)

Penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

8.Kalender Elektronik (electronic calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Biasanya digunakan oleh manajer atau sekretaris. Aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi

9.Videoteks

Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10. Image Storage & Retrieval

Digunakan oleh perusahaan yang mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah

11. Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Aplikasi Dekstop Publishing :

1. Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan internal perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
2. Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
3. Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan

Teknologi Perkantoran yang Jarang Dipakai

1. Voice Command
Fitur perintah suara atau bahkan asisten pribadi seperti Siri, S-Voice, Cortana, atau semacamnya tak akan begitu berguna di Indonesia. Alasannya jelas, karena aplikasi tersebut belum mendukung bahasa Indonesia. Menggunakan aplikasi tersebut dengan bahasa Inggris adalah hal yang masih dianggap tabu dan cukup aneh dilakukan.

2. Fingerprint scanner
Smartphone canggih dan mahal seperti Apple iPhone 6 atau Samsung Galaxy S6 sudah dilengkapi dengan pemindai sidik jari. Memang ada cukup banyak pengguna di Indonesia yang memanfaatkan fitur tersebut. Namun jika dibandingkan, ternyata lebih banyak lagi pengguna yang tidak menggunakannya. Selain belum terlalu familiar, pemindai sidik jari juga belum sepenuhnya terasa bermanfaat.

3. Motion dan gesture

OPPO, Lenovo, dan ZTE adalah tiga produsen smartphone jagonya menciptakan fitur motion dan gesture. Menyalakan lampu senter dengan menggoyangkan smartphone, menggerakkan smartphone dari bawah ke atas untuk menjalankan aplikasi kamera, atau menulis huruf tertentu di layar untuk membuka suatu aplikasi. Terdengar keren, namun fitur tersebut pada nyatanya tak terlalu sering dipakai karena terkadang justru terasa lebih merepotkan atau tidak akurat.

4. Layar 2K

Layar smartphone biasanya berukuran antara 4 hingga 6,5 inci. Dengan dimensi yang tidak besar tersebut, ada beberapa produsen smartphone yang hobi menggunakan resolusi layar ekstra besar pada produk andalannya, yakni dengan layar hingga 2K. Padahal, resolusi layar setinggi itu tak akan bisa terlihat oleh rata-rata mata manusia. Mata manusia masih sulit membedakan resolusi layar full HD atau 2K karena perbedaannya yang tak terasa pada layar kecil.

5. Curved screen
Belakangan ini tren layar melengkung, entah itu melengkung secara vertikal maupun horizontal, mulai menuai perhatian. Contohnya seperti LG G Flex Series, LG G4, Samsung Galaxy Note Edge, atau Samsung Galaxy S6 Edge. Layar melengkung tersebut dipastikan membuat harga smartphone jadi melambung tinggi. Padahal, fungsinya tak terlalu signifikan berguna untuk kebutuhan sehari-hari

Masalah-Masalah yang Dihadapi dalam teknologi perkantoran

1. Ketika database yang terdapat dalam komputer telah penuh, maka media penyimpanan dalam 

komputer akan semakin terbatas.

2.  Terbatasnya mesin penunjang kegiatan perkantoran

3.  Dibutuhkan kecakapan dan keterampilan individu dalam menggunakan mesin mesin kantor.